DOKUMENTSTYRING

Improve - Elektronisk styring af dokumenter i dit ledelsessystem

I Dokumentstyringsmodulet til vores software Improve styres dokumenter, der er del af virksomhedens ledelsessystem (kvalitet, miljø, arbejdsmiljø). Dokumenterne oprettes i de programmer, der er del af Microsoft Office pakken (Word, Excel, PowerPoint, Visio mv). Dokumenterne publiceres i håndbogen i Improve Hovedmenuen, og det vil også være muligt at tilgå håndbogen fra en web-browser/virksomhedens intranet.

Der kan tilkøbes en Improve Connector til SharePoint, som gør det muligt at uploade dokumenter direkte fra Dokumentstyringsmodulet til mapper i SharePoint.

Fordele:

  1. Håndterer alle typer QHSE dokumentation herunder procedurer, instruktioner, blanketter, arbejdsprocesbeskrivelser, arbejdspladsbrugsanvisninger, certifikater, instruktionsvideoer mv.
  2. Forretningsprocesser kan beskrives i grafiske modeller, der samler alle detaljer i et overskueligt billede. Detaljer, beskrivelser og blanketter, der skal udfyldes, hentes nemt frem ved klik på grafikken eller i en træstruktur.
  3. Dokumenterne oprettes og redigeres i Microsoft Word, Excel Visio etc. Eksisterende dokumentation kan kopieres direkte ind i Improve.
  4. Giver mulighed for at redigere i et dokument samtidig med, at den godkendte version af dokumentet er offentlig tilgængelig. Ændringerne bliver først offentligt tilgængelige, når dokumentet godkendes.
  5. Indeholder prædefinerede ISO-standarder der kan linkes til når dokumenter oprettes.
  6. Automatisk styring af versioner og kommentarer samt komplet historik med ændringsmeddelelser.
  7. Dokumentationen kan via e-mail rundsendes automatisk til kommentering og godkendelse. Ved manglende tilbagemelding udsendes automatisk en påmindelse. 
  8. Mulighed for at definere adgangskontrol på flere niveauer.
  9. Søgefunktion giver mulighed for at generere dokumentlister med angivelse af status, ansvar, dokumenttype etc. 
  10. Dokumenter forsynes automatisk med farvekode, der angiver dokumentstatus.
  11. Indeholder prædefinerede skabeloner til oprettelse af QHSE dokumnetation.